Scanvet CRM — system zarządzania praktyką weterynaryjną

Wyzwanie

Historia pacjenta leżała w papierowej kartotece: rozpoznania, podane leki, terminy szczepień. Żeby przypomnieć właścicielowi o kontroli, ktoś musiał przejrzeć kartoteki ręcznie — więc przypomnienia wychodziły nieregularnie albo wcale. Rozliczenia prowadzono osobno od dokumentacji medycznej, co oznaczało przepisywanie tego samego dwa razy i rozjazdy między tym, co zrobiono w gabinecie, a tym, co trafiło na fakturę.

Gotowe programy weterynaryjne obejmowały część tych zadań, ale każdy inną: jeden kalendarz, drugi fakturowanie, żaden całości. Praktyka potrzebowała jednego miejsca, w którym recepcja, lekarz i właściciel widzą to samo.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy jedną platformę wokół wizyty. Zapis w kalendarzu otwiera kartotekę pacjenta, to, co lekarz zapisze w gabinecie, staje się podstawą rozliczenia, a leki i materiały użyte na wizycie schodzą ze stanu magazynu. Przypomnienia o szczepieniach i kontrolach wychodzą automatycznie z terminów w kartotece, bez ręcznego przeglądania.

Analityka praktyki korzysta z danych, które i tak powstają przy pracy: obłożenie gabinetów, przychody, najczęstsze rozpoznania. Dostęp jest kontrolowany rolami — recepcja, lekarz i właściciel praktyki widzą to, co potrzebne do swojej pracy. Wszystko działa na jednym API, więc integracje z innymi narzędziami dochodzą bez przebudowy. Więcej o tym, jak podchodzimy do takich systemów, na stronie Systemy i integracje.

Efekt

Praktyka ma pełną historię każdego pacjenta w jednym miejscu, dostępną z każdego stanowiska — bez papieru i bez szukania kartoteki. Przypomnienia przestały zależeć od tego, czy ktoś miał czas przejrzeć teczki. Rozliczenie powstaje z wizyty, więc gabinet i faktura mówią to samo. Skala systemu na produkcji:

endpointów API

186+endpointów API

tabel w bazie

40+tabel w bazie

ekranów UI

39ekranów UI

186+ endpointów API, 40+ tabel w bazie i 39 ekranów UI to liczby z produkcji, nie z oferty.

Z czego składa się system

Jak pracowaliśmy

• Discovery — zaczęliśmy od spisania, jak wygląda dzień praktyki: od telefonu właściciela, przez wizytę, do faktury i kolejnego przypomnienia. Z tego wybraliśmy jeden przepływ, który miał działać od początku do końca w pierwszej wersji, zamiast wszystkich modułów naraz.
• Iteracje — kolejne wersje trafiały do recepcji i gabinetu w krótkich cyklach. Kartoteka i kalendarz weszły pierwsze, bo bez nich nie ma czego rozliczać; rozliczenia, magazyn i analityka dochodziły w kolejnych iteracjach na danych, które już były w systemie.
• Testy — przepływ wizyta → rozliczenie → magazyn sprawdzaliśmy na scenariuszach z prawdziwej pracy: wizyta przełożona, lek podany w innej dawce, faktura poprawiona po fakcie. Te scenariusze są częścią testów, które przechodzą przed każdą kolejną wersją.
• Przekazanie kodu — klient dostał repozytorium, dokumentację i środowisko, na którym system działa. Utrzymanie i rozwój prowadzimy po oddaniu, ale kod jest jego własnością.

Co z tego dla Twojej firmy

Podobna platforma ma sens, gdy ta sama informacja jest przepisywana między papierem, arkuszem i programem do faktur, a przypomnienia i kontrole zależą od pamięci ludzi. Dotyczy to nie tylko weterynarii: to samo widzimy w gabinetach, serwisach, warsztatach i każdej firmie, w której klient wraca cyklicznie, a historia jego spraw powinna być w jednym miejscu.

Taki system budujemy w ramach usługi Systemy i integracje, a pierwszym krokiem jest pakiet MVP: jeden przepływ od początku do końca, na produkcji. Uporządkowane dane z takiej platformy to też punkt wyjścia do systemów AI. Drugą realizację tego typu — z pracą w terenie i trybem offline — opisujemy na stronie CRM dla OZE.

Najczęstsze pytania