CRM dla firmy OZE — mobilny system sprzedaży PV i pomp ciepła z trybem offline

Wyzwanie

Sprzedaż PV i pomp ciepła to praca u klienta: oględziny dachu, pomiar, rozmowa o rachunkach za prąd i ogrzewanie, oferta, kilka rozmów o finansowaniu. Każdy handlowiec prowadził to w swoim arkuszu, a każde biuro w swoim. Kiedy klient dzwonił do innego biura albo handlowiec odchodził, historia kontaktu znikała — nikt nie wiedział, co już obiecano i na jakim etapie jest sprawa.

Drugi problem to teren. Duża część wizyt odbywa się tam, gdzie zasięg jest słaby albo go nie ma, więc gotowe systemy CRM, które wymagają stałego połączenia, nie wchodziły w grę. Trzeci: dobór instalacji liczono w osobnych arkuszach, a wynik przepisywano do oferty ręcznie — z błędami, które wychodziły dopiero po podpisaniu umowy.

Rozwiązanie

Zamiast dopasowywać firmę do gotowego CRM-u, zbudowaliśmy system wokół jej procesu. Aplikacja mobilna dla handlowców działa w trybie offline: klient, historia kontaktu, kalkulatory i notatki z wizyty są dostępne bez zasięgu, a po powrocie do sieci dane synchronizują się z serwerem. Aplikacja webowa dla biur i zarządu pokazuje to samo z poziomu biurka.

Pięć kalkulatorów energii dobiera instalację PV albo pompę ciepła z danych wpisanych raz — zużycia, dachu, źródła ciepła — i przekazuje wynik prosto do oferty. Trasy i wizyty mają pozycję GPS, a follow-upy uruchamiają się automatycznie i wędrują za klientem między biurami, więc kolejny krok ma zawsze właściciela. Katalog falowników, modułów i pomp jest jeden dla całej firmy. Więcej o tym, jak podchodzimy do takich systemów, na stronie Systemy i integracje.

Efekt

Firma ma jedną historię każdego klienta zamiast wielu arkuszy: kto dzwonił, co obiecał, jaką ofertę wysłał i kiedy jest następny kontakt — niezależnie od biura i osoby. Handlowcy pracują poza zasięgiem tak samo jak w biurze, a oferta powstaje z kalkulatora, nie z przepisywania. Follow-upy przestały zależeć od pamięci ludzi. Skala systemu na produkcji:

endpointów API

144+endpointów API

tabel w bazie

35+tabel w bazie

ekrany UI

24ekrany UI

144+ endpointów API, 35+ tabel w bazie i 24 ekrany UI to liczby z produkcji, nie z oferty.

Z czego składa się system

Wszystko działa na jednym API, więc integracje — z systemem księgowym, hurtownią albo formularzem na stronie — dochodzą bez przebudowy.

Jak pracowaliśmy

• Discovery — zaczęliśmy od warsztatu procesu z handlowcami i kierownikami biur, nie od listy funkcji. Spisaliśmy drogę klienta od pierwszego telefonu do montażu i wybraliśmy jeden przepływ, który ma działać od początku do końca w pierwszej wersji.
• Iteracje — kolejne wersje trafiały do handlowców w terenie w krótkich cyklach. To, co nie sprawdzało się u klienta, poprawialiśmy przed dodaniem następnego modułu; kalkulatory sprawdzali ludzie, którzy wcześniej liczyli je w arkuszach.
• Tryb offline i testy — synchronizację testowaliśmy na scenariuszach z prawdziwego terenu: utrata zasięgu w trakcie wizyty, ten sam klient edytowany w dwóch biurach, powrót do sieci po kilku dniach. Te scenariusze są częścią testów, które przechodzą przed każdą kolejną wersją.
• Przekazanie kodu — klient dostał repozytorium, dokumentację i środowisko, na którym system działa. Utrzymanie i rozwój prowadzimy po oddaniu, ale kod jest jego własnością.

Co z tego dla Twojej firmy

Podobny system ma sens, gdy ludzie pracują w terenie albo w kilku lokalizacjach, klient przechodzi przez ręce kilku osób, a gotowe CRM-y nie pasują do procesu — bo wymagają stałego połączenia, nie znają Waszych kalkulacji albo trzeba do nich dopasować firmę. Dotyczy to nie tylko OZE: to samo widzimy w instalacjach, serwisie i sprzedaży B2B z przedstawicielami w terenie. O branży piszemy osobno na stronie Energetyka i OZE.

Taki system budujemy w ramach usługi Systemy i integracje, a pierwszym krokiem jest pakiet MVP: jeden przepływ od początku do końca, na produkcji. Uporządkowane dane z takiego CRM-u to też punkt wyjścia do systemów AI. Drugą realizację tego typu opisujemy na stronie Scanvet CRM.

Najczęstsze pytania